Von Zahlreiche Unternehmen setzen heutzutage auf eine separate Einkaufsabteilung und schaffen es so, die Abläufe rund um Bestellungen und Co. in ihrem Betrieb zu optimieren. Ob besagte Abteilung letztendlich tatsächlich entlastet oder nicht, ist allerdings von mehreren Faktoren abhängig.
Grundsätzlich ist es natürlich ratsam, kontinuierlich an einer Verbesserung der Prozesse zu arbeiten. Die Möglichkeiten rund um den Kontakt zu Lieferanten, Angebote und technische Unterstützung entwickeln sich immer weiter. Umso wichtiger ist es, am Ball zu bleiben, um für ideale Voraussetzungen für die Mitarbeiter vor Ort zu sorgen.
Die folgenden Abschnitte liefern gleich 5 Tipps, die dabei helfen können, den Arbeitskomfort in der Einkaufsabteilung noch weiter zu steigern.
Tipp Nr. 1: Lieferanten mit einem breitgefächerten Sortiment wählen
Oft ist es sinnvoll, bei der Auswahl seiner Lieferanten auf Anbieter mit einem möglichst breitgefächerten Sortiment zu setzen. Dieses bietet die Möglichkeit, viele verschiedene Artikel aus einer bestimmten Kategorie von einer Stelle zu beziehen und somit gegebenenfalls Versandkosten zu sparen.
Wer für den Bereich der Produktion zum Beispiel unterschiedliche Zylinderrollenlager braucht, sollte sich – sofern ein entsprechender Bedarf vorhanden ist – eventuell für einen Lieferanten entscheiden, der unter anderem zudem noch weitere Artikel aus den Bereichen Antriebstechnik, Wälzlager und Werkzeughydraulik mit in sein Sortiment aufgenommen hat.
Tipp Nr. 2: Klar aufgeteilte Zuständigkeitsbereiche
Frei nach dem Motto „Jeder sollte wissen, was er zu tun hat!“ ist es sinnvoll, die Aufgaben innerhalb der Einkaufsabteilung klar aufzuteilen. Immerhin geht es hier um weitaus mehr als „nur“ um das Einkaufen von Rohstoffen, Büromaterialien und Co.. Wer seine Einkaufsabteilung nicht klar strukturiert, läuft Gefahr, zu viel oder zu wenig zu kaufen. Engpässe in der Produktion, die durchaus schnell teuer werden können, sind dann bereits vorprogrammiert.
Ob die Aufteilung der Zuständigkeiten nach Produktgruppen, nach Budget oder nach Lieferantennummern erfolgt, entscheidet jeder für sich. Oft braucht es ein paar Anläufe, um die passende Option für den persönlichen Bedarf zu finden.
Tipp Nr. 3: Digitale Tools
Mittlerweile gibt es viele Menschen, die sich mit der Kunst der effektiven Kommunikation auseinandersetzen. Und egal, ob im Privatleben oder im Einkauf: Wer miteinander spricht, kann Missverständnisse vermeiden. Doch was, was die Einkaufsabteilung eines Unternehmens auf mehrere Standorte aufgeteilt ist, es allen jedoch darum geht, im Zweifel schnell Entscheidungen treffen zu können?
In diesem Fall können einschlägige Tools weiterhelfen. Bei ihnen handelt es sich um Plattformen, die es erlauben, aktuelle Informationen in Echtzeit abzurufen, den jeweiligen Status einzusehen und selbst Notizen zu hinterlassen.
Wer sich noch ein wenig mehr Flexibilität wünscht, sollte ein Tool wählen, das über mobile Endgeräte gepflegt werden kann. Ideal für Einkäufer auf Geschäftsreise, die den Anschluss an die Geschehnisse in der Abteilung nicht verlieren möchten!
Tipp Nr. 4: Regelmäßige Meetings
Nicht nur beim Brainstormen in der Kreativbranche, sondern auch in der Einkaufsabteilung können regelmäßige Treffen dabei helfen, sich besser aufeinander abzustimmen. Dies gilt unter anderem dann, wenn neue Mitarbeiter zum Team gestoßen sind, die sich zunächst ein wenig orientieren müssen.
Der persönliche Kontakt lässt sich eben schwer ersetzen – trotz der zahlreichen Möglichkeiten, die Telefon-Konferenzen, Mails und Co. im Zeitalter des Internets bieten.
Wie oft besagte Meetings stattfinden sollten und ob es wirklich nötig ist, dass alle Mitarbeiter der Einkaufsabteilung an ihnen teilnehmen, gilt es, individuell zu klären. Oft zeigt sich, dass eine Art „Notbesetzung“ durchaus sinnvoll ist, um zum Beispiel schnell auf einen spontanen Materialbedarf reagieren zu können.
Tipp Nr. 5: Rabatt- und Angebotsaktionen berücksichtigen
Egal, ob im Rahmen der Finanzierung eines Start-Ups oder im laufenden Geschäftsbetrieb: So gut wie jede Einkaufsabteilung dürfte ein Budget haben, mit dem sie haushalten darf. Wer dieses nicht bis auf Anschlag ausreizen möchte, sollte sich in regelmäßigen Abständen Zeit nehmen, um bei seinen Lieferanten Ausschau nach Rabatten zu halten. Möglicherweise lohnt es sich auch, gerade im Zusammenhang mit einer länger bestehenden Geschäftsbeziehung, nachzuverhandeln?
