Von Firmenevents sind für alle Beteiligten etwas Besonderes und bleiben den Gästen bestenfalls gut und lange im Gedächtnis. Wie Sie bereits den Einlass zu einem anstehenden Event Ihres Unternehmens sorgfältig planen und somit den Grundstein für ein erfolgreiches Fest legen, das erfahren Sie in den nachfolgenden fünf Tipps.
Tipp 1: Publikum definieren und rechtzeitig einladen
Welche Gäste wünschen Sie sich bei Ihrem Firmenevent? Genau diese Frage sollte frühzeitig geklärt werden. Schließlich müssen die Gäste vorab eingeladen werden. Je früher das geschieht, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit ihrer Teilnahme.
Neben der eigenen Belegschaft kommen auch Geschäftspartner, Investoren, Stammkunden und Pressevertreter infrage. Legen Sie rechtzeitig eine Gästeliste an, um am Eventtag den Einlass leichter kontrollieren zu können und für die weitere Planung die erwartete Gästeanzahl stets im Blick zu haben.
Tipp 2: Den roten Teppich ausrollen
Falls Ihr Event Exklusivität ausstrahlen soll, fangen Sie damit bereits beim Einlass an und rollen Sie für die Gäste den roten Teppich aus. Das ist nicht im übertragenen Sinne, sondern wörtlich gemeint. Beim Betreten des roten Teppichs vor dem Eingangsbereich fühlen sich Ihre geladenen Gäste wichtig, was für gute Stimmung während der Feierlichkeit sorgt.
Dazu können Sie bereits vorab online für ein Event Teppich aussuchen und direkt in Ihr Unternehmen oder zum Veranstaltungsort liefern lassen. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, beim Verlegen des Teppichs für Ihr Event darauf zu achten, dass sich keine Falten bilden. Diese könnten zur Stolperfalle werden. Außerdem ist es für den perfekten Eindruck ratsam, den Teppich vor Eventbeginn noch einmal gründlich abzusaugen.
Tipp 3: Möglichkeiten zur Einlasskontrolle nutzen
Für die Sicherheit einer Veranstaltung und um ungebetene Gäste fernzuhalten, ist eine Kontrolle des Einlasses unverzichtbar. Planen Sie dafür rechtzeitig Personal aus Ihren eigenen Reihen ein oder beauftragen Sie eine externe Firma, die auf Veranstaltungssicherheit spezialisiert ist. Externe Dienstleister haben den Vorteil, dass das Personal auch während der Veranstaltung für Sicherheit sorgen kann.
Für den kontrollierten Zugang zu Ihrem Firmenevent benötigen Sie Gästelisten. Alternativ dazu können die Besucher auch mit exklusiven Zutrittskarten ausgestattet werden. Ist darauf ein Code gedruckt, der für den Zugang zum Eventbereich vor ein Lesegerät gehalten werden muss, reduzieren Sie die Kontrollzeiten am Einlass und sparen Personalkosten. Achten Sie jedoch darauf, fälschungssichere Zulasskarten zu erstellen, um Missbrauch zu vermeiden.
Tipp 4: Für mehr Sicherheit Absperrungen aufbauen
Ein weiterer Faktor für die Sicherheit einer Veranstaltung sind Absperrungen. Sie werden einerseits dort benötigt, wo Gäste keinen Zutritt haben sollen. Findet das Fest auf Ihrem Firmengelände statt, lassen sich mit einem Absperrständer sensible Bereiche außerhalb der Veranstaltungsfläche absperren. Auch am Einlass sind solche Absperrständer praktisch, da sie für einen kontrollierten Zustrom der Besucher sorgen.
Sie erhalten Ständer für die Absperrung auf Veranstaltungen wahlweise mit einer klassischen Absperrkordel oder einem praktischen Absperrgurt. Bedenken Sie beim Platzieren der Absperrständer, dass möglicherweise Personen mit eingeschränkter Mobilität an Ihrem Firmenfest teilnehmen. Auch für sie muss eine Zugangsmöglichkeit bestehen.
Tipp 5: Briefing der Mitarbeiter und rechtzeitiger Einlassbeginn
Am Tag des großen Events zahlt sich die Planung aus, denn bestenfalls folgen Sie und Ihre Mitarbeiter einem gründlich aufgestellten Zeitplan und jeder weiß, was er zu tun hat. Mit einem kurzen Briefing rufen Sie allen Eventmitarbeitern die wichtigen Punkte erneut ins Gedächtnis und tragen zu einem reibungslosen Ablauf bei.
Da es meistens einige Gäste gibt, die sehr frühzeitig vor Ort eintreffen, sollte der Einlass bereits etwas vor der öffentlich bekannt gegebenen Zeit beginnen. Dadurch wird der Zustrom der Gäste entzerrt und es kommt nicht zu langen Wartezeiten am Einlass.
Machen Sie als Hauptverantwortlicher zwischendurch Kontrollgänge und weisen Sie Mitarbeiter auf bestehende Schwachstellen oder Fehler hin. Falls Ihnen dazu die Zeit oder Ruhe fehlt, binden Sie einen Mitarbeiter für diese Aufgabe ein. So lassen sich Probleme direkt beheben und Ihr Event wird ein voller Erfolg.
