Von Dienstwagen werden selten rein beruflich genutzt. Das weiß auch das Finanzamt und fordert eine Versteuerung der privaten Verwendung in Form des geldwerten Vorteils.
Entweder wird ein Fahrtenbuch geführt, in dem jede einzelne Fahrt notiert wird, oder es kommt zur Anwendung der 1-Prozent-Regelung.
Fahrtenbuch führen – die exakte Variante
Selbstständige Unternehmer oder Angestellte mit einem Firmenwagen müssen dem Finanzamt stets nachweisen, wie hoch der Anteil der privaten Nutzung ist.
Wenn das Fahrzeug gar nicht oder nur sehr geringfügig privat genutzt wird, ist meist das Fahrtenbuch die günstigere Lösung. Sie ist allerdings auch aufwendiger.
Auf keinen Fall sollten Selbstständige den Fehler machen, kein Fahrtenbuch zu führen, weil sie den Wagen nicht privat verwenden. Dann kann es passieren, dass das Finanzamt nachträglich die 1-Prozent-Regelung ansetzt, weil es davon ausgeht, dass das Fahrzeug auch für private Zwecke zum Einsatz kam.
Jede Fahrt wird aufgezeichnet
Ein Fahrtenbuch muss lückenlos in elektronischer oder in Papierform geführt werden. Jede einzelne Fahrt muss darin zeitnah vermerkt werden. Dabei sind die folgenden Pflichtangaben zu berücksichtigen:
- Name des Fahrers
- Datum der Fahrt
- Zeitangabe zum Beginn und Ende der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
- Ziel mit Ort, Straße und Hausnummer
- Umwege müssen ebenfalls notiert werden
- Zweck der Fahrt
- Person oder Unternehmen, die besucht worden sind
- Art der Fahrt (privat, geschäftlich oder Arbeitsweg)
Diese Angaben gelten für geschäftliche Fahrten. Wenn das Auto zu privaten Zwecken bewegt wird, müssen weder der Zweck der Fahrt noch das Fahrtziel angegeben werden.
Es genügt also, wenn das Datum und die zurückgelegte Distanz eingetragen werden.
Wann lohnt sich das Fahrtenbuch?
Das hängt tatsächlich von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich ist es aber eine gute Wahl, wenn der Listenpreis des Fahrzeuges sehr hoch ist und wenn nur wenige private Fahrten vorgenommen werden.
Selbstständige, Unternehmer oder Arbeitgeber wenden sich am besten an ihren Steuerberater und lassen diese die optimale Variante ausrechnen.
1-Prozent-Regelung – die einfache Pauschallösung
Das Führen eines Fahrtenbuchs bedeutet einen großen Aufwand. Schon kleine Fehler können schwere Folgen nach sich ziehen. Deswegen verwenden viele Selbstständige freiwillig die pauschale 1-Prozent-Regelung.
Bei dieser Variante müssen die einzelnen Fahrten nicht aufgezeichnet werden.
Stattdessen werden einfach 1 Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerter Vorteil angegeben. Darüber hinaus müssen weitere 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer von der eigenen Wohnung bis zur ersten Arbeitsstätte versteuert werden.
Nicht immer die beste Lösung
Wer den Firmenwagen häufig für private Fahrten nutzt, ist mit der 1-Prozent-Regelung immer dann gut beraten, wenn der Bruttolistenpreis nicht allzu hoch ist.
Leider gilt der Zeitpunkt bei Erstzulassung auch bei Gebrauchtwagen, sodass deren Privatnutzung mit dieser pauschalen Nutzung unverhältnismäßig teuer werden könnte.
Ein langer Arbeitsweg kann ebenfalls dazu führen, dass der geldwerte Vorteil sehr hoch wird und somit auch die steuerliche Belastung steigt. Schließlich müssen pro Kilometer weitere 0,03 Prozent monatlich angegeben werden.
Reduzierte Besteuerung für E-Autos
Einen steuerlichen Vorteil erhalten Selbstständige und Arbeitnehmer, die ein E-Auto nutzen. Bei diesen werden nämlich nicht 1 Prozent, sondern nur 0,25 Prozent zum monatlichen Gehalt hinzugerechnet. Das gilt jedoch nur für vollelektrische Fahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis bis 70.000 Euro.
