Von Die Digitalisierung verändert auch den Finanzbereich nachhaltig. Wer noch mit Ordnern voller Belege, ausgedruckten Rechnungen oder komplizierten Excel-Tabellen arbeitet, verliert nicht nur Zeit, sondern auch Effizienz und Transparenz. Moderne Tools für Rechnungs- und Ausgabenmanagement machen den Wechsel hin zu papierlosen Prozessen einfach, von der Belegerfassung bis zur digitalen Freigabe. In diesem Beitrag stellen wir drei Softwarelösungen vor, die Finanzabteilungen helfen, Abläufe schlanker, sicherer und rechtskonform zu gestalten.
Was bedeutet papierloses Arbeiten?
Ein papierloses Büro ersetzt klassische Papierdokumente durch digitale Workflows. Dazu zählen das Scannen und digitale Archivieren, der Einsatz elektronischer Signaturen sowie die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und Belegen.
Papierloses Ausgabenmanagement umfasst u. a.:
- Digitale Erfassung von Belegen per App oder E-Mail
- Automatisches Auslesen und Zuordnen zu Projekten oder Kostenstellen
- Genehmigungen über digitale Workflows
- Revisionssichere Ablage für Audits
Die Vorteile eines papierlosen Büros
- Mehr Effizienz: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und verringern Fehlerquellen.
- Weniger Kosten: Papier, Lagerung und Handling verursachen weniger Aufwand.
- Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch entlastet die Umwelt.
- Rechtssicherheit: Digitale Signaturen und Archivierungssysteme sorgen für Compliance.
Wichtige Funktionen moderner Dokumentenmanagement-Software
- Zentrale Dokumentenablage mit Zugriffskontrolle
- OCR-Technologie für durchsuchbare Formate
- Digitale Freigabeprozesse und Workflows
1. Klippa SpendControl – Komplettlösung für Pre-Accounting
Mit Klippa SpendControl lassen sich sämtliche Ausgabenprozesse in einem System abwickeln: von Eingangsrechnungen über Spesenabrechnungen bis hin zu Firmenkarten. Die Plattform nutzt OCR-Technologie, um Daten automatisch auszulesen und Workflows zu beschleunigen.
Funktionen:
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Digitale Spesen- und Belegerfassung via App
- Kreditkartenabgleich mit Belegen
- Anpassbare Genehmigungsprozesse
- Mehrmandanten- & Mehrwährungsfähigkeit
- API-Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssoftware
Vorteile:
- Bis zu 70 % Zeitersparnis in der Buchhaltung
- Zentrale Plattform statt vieler Einzellösungen
- Benutzerfreundlich und schnell einführbar
- Hohe Transparenz und Kostenkontrolle
Geeignet für:
Unternehmen, die Rechnungen, Spesen und Kreditkarten papierlos und zentral verwalten möchten.
2. M-Files – Intelligentes Dokumentenmanagement mit KI
M-Files ist ein leistungsstarkes DMS, das Dokumente anhand von Metadaten organisiert. So lassen sich Rechnungen oder Ausgabenbelege schnell auffinden und revisionssicher archivieren.
Funktionen:
- Metadaten-basierte Ablage
- KI-gestützte Klassifizierung und Tagging
- Zugriffskontrollen und Versionierung
- Integration in Microsoft 365
- Mobiler Zugriff
Vorteile:
- Effiziente Dokumentensuche
- Starke Governance- und Compliance-Features
- Besonders geeignet für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Sicherheit
3. Bitfarm-Archiv – Open-Source-DMS für KMU
Bitfarm-Archiv bietet als Open-Source-Lösung eine kostengünstige Möglichkeit, Belege und Rechnungen rechtskonform zu archivieren.
Funktionen:
- Revisionssichere Ablage nach gesetzlichen Vorgaben
- Automatische Dokumentenklassifizierung
- ERP-Integration
- Unterstützung von E-Rechnungen
- E-Mail-Archivierung
Vorteile:
- Kostenfreie GPL-Version für kleine Unternehmen
- Hohe Anpassungsfähigkeit dank Open Source
- GoBD-konform und revisionssicher
Geeignet für:
KMUs, die eine flexible und günstige Lösung für ihr Dokumentenmanagement suchen.
Fazit: Welches Tool passt zu Ihnen?
- Klippa SpendControl ist ideal für Unternehmen, die eine All-in-One-Plattform für Rechnungen, Spesen und Firmenkarten benötigen.
- M-Files überzeugt mit intelligenter Suche und Compliance-Funktionen.
- Bitfarm-Archiv ist eine solide Open-Source-Alternative für kleinere Betriebe.
Alle drei Lösungen helfen beim Umstieg auf papierlose Prozesse und sorgen dafür, dass Finanzabteilungen weniger Zeit mit Papierarbeit und mehr Zeit mit Wertschöpfung verbringen.
