Viele Arbeitgeber stellen ihren Arbeitnehmern ein Diensthandy zur Verfügung, damit sie schnell erreichbar sind. Das ist insbesondere bei Arbeitnehmern wie Handwerkern oder Außendienstmitarbeitern an der Tagesordnung, um unterwegs mit Kunden und mit den Vorgesetzten zu telefonieren. Das Diensthandy ist nicht einfach ein Benefit für die Mitarbeiter, das ihnen Vorteile bietet. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die arbeitsrechtlichen Pflichten beachten, die bei einem Diensthandy gelten.
Muss ein Arbeitnehmer ein Diensthandy annehmen?
Ein rechtlicher Anspruch auf ein Diensthandy besteht nicht. Auch dann, wenn andere Mitarbeiter eines Unternehmens ein Diensthandy haben, bedeutet das nicht, dass jeder ein Diensthandy beanspruchen kann. Ob einem Mitarbeiter ein Handy gewährt wird, liegt im Ermessen des Arbeitgebers.
Stellt der Arbeitgeber ein Diensthandy zur Verfügung, muss es der Arbeitnehmer annehmen. Der Arbeitgeber kann vom Mitarbeiter verlangen, dass er das Handy nutzt und erreichbar ist. Ist die Nutzung des Mobiltelefons aus dienstlichen Gründen erforderlich, kann der Arbeitgeber den Mitarbeiter dazu verpflichten.
Auf Verlangen des Arbeitgebers muss der Mitarbeiter das Handy wieder abgeben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung wechselt und nicht mehr im Außendienst tätig ist oder wenn er kündigt. In einigen Unternehmen gelten Vereinbarungen, nach denen Arbeitnehmer das Handy auch nach einer Kündigung behalten dürfen.
Darf ein Mitarbeiter ein Firmenhandy auch privat nutzen?
Ob ein Mitarbeiter ein Firmenhandy auch privat nutzen darf, hängt von den im Unternehmen geltenden Vereinbarungen ab. Grundsätzlich darf ein Diensthandy nur für berufliche Zwecke genutzt werden. Ist in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel enthalten, darf der Mitarbeiter das Firmenhandy auch privat nutzen.
Der Arbeitgeber kann in solchen Fällen jedoch Bedingungen vorgeben. Er kann verbieten, dass Arbeitnehmer bestimmte Apps auf ihr Handy laden oder sich in öffentliche Netze einwählen. Solche Regelungen müssen in den Vereinbarungen klar definiert sein.
Arbeitgeber haben das Recht, den Mitarbeitern die private Nutzung des Diensthandys zu untersagen. Sie dürfen Kontrollen durchführen und Verbindungsnachweise prüfen, aus denen hervorgeht, ob das Handy auch privat genutzt wurde.
Nutzt der Arbeitnehmer das Handy dennoch privat, riskiert er eine Abmahnung oder sogar die Kündigung, da es sich um eine Vertragsverletzung handelt. Auch dann, wenn die private Nutzung erlaubt ist, der Arbeitnehmer aber bestimmte Apps nicht herunterladen darf und sie dennoch herunterlädt, droht eine Abmahnung.
Darf das Handy nur dienstlich genutzt werden, hat der Arbeitgeber das Recht auf die folgenden stichprobenartigen Kontrollen:
- Mithören von Telefongesprächen
- Mitlesen von E-Mails
- GPS-Ortung, wenn ein triftiger Grund und das Einverständnis des Mitarbeiters vorliegen
- Kontrolle von gespeicherten Medien, besuchten Internetseiten und Verbindungsnachweisen
Ist die private Nutzung des Firmenhandys erlaubt, kann der Arbeitgeber eine MDM-Software nutzen, die geschäftliche und private Daten auf den Geräten trennt. Ist eine solche Software vorhanden, wird der Geschäftsbereich von der Unternehmens-IT verwaltet und mit Apps versorgt. Für die private Nutzung können die Mitarbeiter beliebige Apps herunterladen.
Stillschweigende Duldung bei der privaten Nutzung
Liegt keine explizite Erlaubnis für die private Nutzung vom Arbeitgeber vor und bekommt der Arbeitgeber mit, dass der Arbeitnehmer das Handy privat nutzt, kann es sich um eine stillschweigende Duldung handeln. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht auf ein Fehlverhalten hinweist. Die stillschweigende Duldung gilt nur, wenn der Vorgesetzte tatsächlich von der privaten Nutzung wusste.
Erreichbarkeit über das Diensthandy
Ist im Arbeitsvertrag oder im Diensthandyvertrag nichts anderes vereinbart, müssen Arbeitnehmer über ihr Diensthandy lediglich während der Arbeitszeit für Vorgesetzte und Kunden erreichbar sein. Zum Feierabend und am Wochenende darf das Diensthandy ausgeschaltet sein. Ausnahmen gelten bei Rufbereitschaft und für Mitarbeiter in höheren Positionen. Im Arbeitsvertrag müssen die entsprechenden Regelungen getroffen werden.
Regelung von Rechten und Pflichten mit dem Diensthandyvertrag
Damit Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Nutzung des Diensthandys auf der sicheren Seite sind, können Arbeitgeber mit ihren Arbeitnehmern eine Nutzungsvereinbarung oder einen Diensthandyvertrag abschließen. Im Diensthandyvertrag sollten mindestens die folgenden Aspekte enthalten sein:
- Marke des Handys
- SIM-Kartennummer
- Zubehör, das der Mitarbeiter erhält
- nur berufliche Nutzung oder auch private Nutzung, einschließlich Widerruf
- eventuelle Einschränkungen bei privater Nutzung
- Rückgabe während des Arbeitsverhältnisses oder bei einer Kündigung
- Datenschutz und Datensicherheit
- Erreichbarkeit, darunter Rufbereitschaft
- Haftung bei unsachgemäßer Nutzung, Diebstahl und Verlust
Müssen Arbeitnehmer das Diensthandy bei der Steuer angeben?
Ein Diensthandy gilt nicht als geldwerter Vorteil, da es dem Mitarbeiter nicht gehört. Es gehört dem Arbeitgeber und muss daher nicht bei der Steuer angegeben werden.
Haftung bei Beschädigung oder Verlust des Diensthandys
Bei Beschädigung, Diebstahl oder Verlust des Diensthandys haftet in der Regel der Arbeitgeber. Er haftet auch bei Beschädigungen oder Verlust, wenn eine leichte Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers vorliegt. Um leichte Fahrlässigkeit handelt es sich zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter mit einem Kunden telefoniert und ihm das Handy aus der Hand fällt.
Kam es aufgrund grober Fahrlässigkeit des Mitarbeiters zu Diebstahl, Verlust oder Beschädigung des Smartphones, muss der Mitarbeiter selbst haften. Eine grobe Fahrlässigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter sein Diensthandy privat mit an den Strand nimmt, es nicht sicher genug verpackt und das Handy gestohlen wird.