Von Die Steuererklärung ist für viele Menschen eine lästige Pflicht, die häufig Fragen aufwirft – insbesondere dann, wenn es um spezifische Punkte wie erstattete Reisekosten geht. Gerade Berufspendler und Reisende, die regelmäßig Dienstreisen unternehmen, stehen oft vor der Frage: Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?
Diese Frage betrifft viele Steuerzahler, und es gibt zahlreiche Details zu beachten. In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Aspekte rund um das Thema erstattete Reisekosten in der Steuererklärung ausführlich behandeln. Wir liefern Ihnen praxisnahe Informationen, damit Sie genau wissen, was in Ihrer Steuererklärung angegeben werden muss und was nicht, insbesondere bei auswärtstätigkeiten.
1. Was sind erstattete Reisekosten und warum sind sie wichtig?
Bevor wir in die Details einsteigen, sollten wir zunächst verstehen, was unter erstatteten Reisekosten zu verstehen ist. Reisen für berufliche Zwecke sind häufig mit erheblichen Kosten verbunden. Hierzu zählen unter anderem:
- Fahrtkosten: Die Kosten für Zugtickets, Flugreisen, Benzin oder Parkgebühren.
- Übernachtungskosten: Hotelübernachtungen oder andere Unterkunftskosten.
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für Verpflegung während der Reise sind wichtig, um die Reisekosten von der Steuer abzusetzen.
- Sonstige Nebenkosten: Dies können etwa Taxi- oder Busfahrten, Internetkosten oder Telefongebühren während der Reise sein.
Wenn Ihr Arbeitgeber oder ein anderer Auftraggeber diese Ausgaben übernimmt und Ihnen die entstandenen Kosten erstattet, sprechen wir von erstatteten Reisekosten.
Der Grund, warum diese in der Steuererklärung von Bedeutung sein können, liegt darin, dass Sie als Steuerzahler möglicherweise zu viel gezahlte Steuern zurückerhalten können, wenn Sie Ihre Reisekosten korrekt angeben – aber auch, dass es spezifische Regeln gibt, wie und in welchem Umfang diese Erstattungen steuerlich behandelt werden.
2. Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?
Die zentrale Frage lautet: Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben? Diese Frage lässt sich nicht pauschal mit „ja“ oder „nein“ beantworten, da es verschiedene Szenarien gibt, in denen unterschiedliche Regelungen für die Auswärtstätigkeit greifen. Es gibt jedoch klare Richtlinien, an denen Sie sich orientieren können.
2.1. Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen
Grundsätzlich sind Reisekostenerstattungen, die von Ihrem Arbeitgeber gezahlt werden, in der Regel steuerfrei, solange sie den Pauschalen des Bundesfinanzministeriums entsprechen. Diese Pauschalen decken Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten ab und sind steuerlich nicht relevant, wenn sie nicht überschritten werden. In diesem Fall müssen Sie die erstatteten Reisekosten nicht in Ihrer Steuererklärung angeben.
| Reisekostenart | Pauschale (2023) | Steuerliche Behandlung |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale | 14 € pro Tag (in Deutschland) | Steuerfrei, wenn innerhalb der Pauschale der Pauschbetrag für Reisekosten gilt. |
| Übernachtungskosten | Maximal 100 € pro Nacht (abhängig von der Stadt) | Steuerfrei bei Erstattung innerhalb der Pauschale |
Das bedeutet, dass, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen exakt diese Pauschalen erstattet, Sie diese Zahlungen nicht als Einkünfte in Ihrer Steuererklärung angeben müssen. Das Finanzamt betrachtet diese Zahlungen als „ausgabenneutral“, da sie lediglich Ihre tatsächlichen Kosten decken und keine zusätzlichen Einkünfte darstellen.
2.2. Erstattungen über die Pauschalen hinaus
Problematisch wird es jedoch, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen höhere Beträge erstattet, als es die gesetzlich festgelegten Pauschalen zulassen. In diesem Fall müssen Sie den überschüssigen Betrag in Ihrer Steuererklärung angeben, da er als steuerpflichtiges Einkommen gilt.
Beispiel: Angenommen, Sie haben eine Geschäftsreise nach München unternommen. Die tatsächlich angefallenen Kosten für Übernachtung und Verpflegung lagen bei 250 €. Ihr Arbeitgeber erstattet Ihnen jedoch nur 200 € gemäß den Pauschalen, was bedeutet, dass Sie den Restbetrag von 28 Euro steuerlich absetzen können.
Die verbleibenden 50 € müssen Sie als steuerpflichtige Erstattung in Ihrer Steuererklärung angeben. In diesem Fall würden Sie die Differenz von 50 € als Einnahme behandeln, während die 200 € steuerfrei bleiben.
2.3. Die Bedeutung der Reisekostenabrechnung
Die Reisekostenabrechnung ist der wichtigste Beleg, um die erstatteten Reisekosten korrekt anzugeben. Auf dieser müssen sowohl die angefallenen Kosten als auch die Rückerstattungen dokumentiert sein. Diese Abrechnung dient als Nachweis für das Finanzamt und ist entscheidend, wenn es darum geht, die Frage zu beantworten, ob und wie erstattete Reisekosten in Ihrer Steuererklärung berücksichtigt werden müssen.
Was sollte eine Reisekostenabrechnung beinhalten?
- Angaben zu den gereisten Orten und dem Zweck der Reise (z. B. Geschäftsreise, Kundenbesuch)
- Aufschlüsselung der einzelnen Kostenarten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschale, sonstige Nebenkosten)
- Erstattungsbeträge (Die genaue Höhe der Erstattung, die Sie vom Arbeitgeber erhalten haben)
- Unterschrift des Arbeitgebers oder der zuständigen Stelle ist erforderlich, um die aufwendung nachzuweisen.
Ohne eine vollständige und korrekte Reisekostenabrechnung wird es schwieriger, die Kosten in der Steuererklärung ordnungsgemäß nachzuweisen, was zu Problemen mit dem Finanzamt führen könnte.
3. Welche Reisekosten kann ich absetzen?
Wenn Sie als Arbeitnehmer Reisen für berufliche Zwecke unternehmen, können Sie die entsprechenden Kosten in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben? Dazu zählen unter anderem:
- Fahrtkosten: Wenn Sie mit dem Auto unterwegs sind, können Sie entweder den tatsächlichen Betrag für Benzin oder eine Kilometerpauschale ansetzen (aktuell 0,30 € pro gefahrenem Kilometer), um Reisekosten steuerlich abzusetzen. Wenn Sie mit dem Zug oder Flugzeug reisen, können Sie die tatsächlichen Ticketkosten sowie die reisenebenkosten absetzen.
- Übernachtungskosten: Hier können Sie die tatsächlichen Kosten für Hotelübernachtungen angeben, um die Reisekosten von der Steuer abzusetzen. Wenn Ihr Arbeitgeber jedoch einen Teil der Kosten erstattet, müssen Sie nur den Differenzbetrag absetzen, um die Reisekosten steuerlich geltend zu machen.
- Verpflegungsmehraufwand: Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen für die Verpflegung Pauschalen erstattet, müssen Sie diese ebenfalls in Ihrer Steuererklärung angeben, wenn die Erstattung über die gesetzlichen Pauschalen hinausgeht.
3.1. Werbungskosten für Reisen absetzen
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Möglichkeit, Werbungskosten für Dienstreisen abzusetzen. Wenn Sie für eine Dienstreise eigene Ausgaben tragen müssen, können Sie diese in Ihrer Steuererklärung geltend machen, um die Reisekosten absetzen zu können. Auch hier müssen Sie die Erstattung durch den Arbeitgeber berücksichtigen, da nur der Differenzbetrag zwischen den tatsächlichen Kosten und der Erstattung steuerlich relevant ist.
Beispiel: Wenn Sie für eine Geschäftsreise nach London 600 € für Flug und Übernachtung ausgeben, aber nur 500 € erstattet bekommen, können Sie in Ihrer Steuererklärung die verbleibenden 100 € als Werbungskosten absetzen.
3.2. Reisekosten und private Reisen
Es ist wichtig zu beachten, dass Reisekosten nur dann steuerlich absetzbar sind, wenn die Reise beruflich oder dienstlich bedingt war. Privatreisen, selbst wenn sie mit der Arbeit verbunden sind (z. B. bei einem Kundenbesuch), können nicht abgesetzt werden.
4. Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben? Ein Fazit
Die Frage, ob muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben, lässt sich nicht pauschal mit „ja“ oder „nein“ beantworten. Es kommt darauf an, in welchem Kontext die Erstattung erfolgt und welche Kosten damit abgedeckt werden.
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen den vollen Betrag gemäß den gesetzlichen Pauschalen für auswärtstätigkeiten erstattet, müssen Sie diese Zahlungen nicht in Ihrer Steuererklärung angeben.
Sollte die Erstattung jedoch über diese Pauschalen hinausgehen, müssen Sie den überschüssigen Betrag als steuerpflichtige Erstattung in Ihrer Steuererklärung eintragen, um die Reisekosten von der Steuer abzusetzen.
Wichtig ist, dass Sie Ihre Reisekosten korrekt dokumentieren und die Reisekostenabrechnung als Nachweis bereithalten. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Steuererklärung korrekt ist und Sie keine steuerlichen Vorteile verschenken.
5. FAQ: Muss ich erstattete Reisekosten in der Steuererklärung angeben?
Wann muss man Reisekosten in der Steuererklärung angeben?
Reisekosten müssen in der Steuererklärung immer dann angegeben werden, wenn:
Beispielhafte Situationen:
- Berufliche Reisen: Wenn Sie für Dienstreisen Reisekosten wie Fahrtkosten und Verpflegung selbst bezahlt haben und diese in der Steuererklärung absetzen möchten.
- Übersteigende Erstattung: Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen mehr erstattet als die geltenden Pauschalen, müssen Sie den überschüssigen Betrag angeben.
| Wann angeben? | Warum? |
|---|---|
| Wenn Sie Werbungskosten absetzen wollen | Reisekosten, die über die Pauschalen hinausgehen, sind steuerpflichtig |
| Bei Erstattung über gesetzliche Pauschalen | Überschüsse müssen als Einkünfte in der Steuererklärung angegeben werden |
Kann man erstattete Fahrtkosten von der Steuer absetzen?
Ja, erstattete Fahrtkosten können von der Steuer abgesetzt werden, aber nur unter bestimmten Bedingungen. Es kommt darauf an:
- Wenn die Erstattung durch den Arbeitgeber unter den Pauschalen liegt: Sie müssen diese Erstattungen nicht in der Steuererklärung angeben, da sie steuerfrei sind.
- Wenn die Erstattung höher ist als die Pauschale: In diesem Fall müssen Sie die Differenz als steuerpflichtige Einnahme angeben.
Wichtige Hinweise:
- Kilometerpauschale: Bei Fahrten mit dem eigenen PKW können Sie eine Pauschale von 0,30 € pro Kilometer absetzen, was zu den aufwendungen zählt. Wenn Ihr Arbeitgeber diese Kosten erstattet, müssen Sie nur den Differenzbetrag angeben, falls die Erstattung über der Pauschale liegt.
- Reisekostenabrechnung: Achten Sie darauf, dass Ihre Reisekostenabrechnung alle relevanten Details enthält, um den Absetzprozess korrekt abzuwickeln.
Sind Fahrtkostenerstattungen Einnahmen?
Ob Fahrtkostenerstattungen als Einnahmen gelten, hängt davon ab, wie diese erstattet werden:
- Innerhalb der gesetzlichen Pauschalen: Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen Fahrtkosten gemäß den steuerfreien Pauschalen erstattet, gelten diese nicht als Einnahmen und müssen nicht in der Steuererklärung angegeben werden.
- Über die Pauschalen hinaus: Sollte die Erstattung die Pauschalen überschreiten, stellt der überschüssige Betrag steuerpflichtige Einnahmen dar, die Sie in Ihrer Steuererklärung angeben müssen, einschließlich der verpflegungsmehraufwendungen.
