Von In der modernen Geschäftswelt wird vieles über E-Mail, interne Chatdienste wie Microsoft Teams und externe Plattformen wie soziale Medien erledigt. Und dennoch bleibt das Telefon ein zentraler Kontaktpunkt zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Manchmal ist der telefonische Weg eben schneller als der schriftliche und gerade ältere Kunden schätzen es, eine Stimme am anderen Ende der Leitung zu hören, anstatt auf eine E-Mail zu warten. Wie auch in anderen Bereichen der Unternehmensführung zählt auch am Telefon vor allem der erste Eindruck. Wer bei Anrufen wiederholt nicht erreichbar ist oder gar unprofessionell wirkt, verliert schnell potenzielle Aufträge und prägt sein Markenbild damit auf negative Art und Weise. Ein externer Telefonservice kann diese Lücke schließen, denn er ist stets erreichbar, ist darauf trainiert, freundlich und kompetent zu reagieren und kommuniziert dabei genau das, was das Unternehmen vermitteln möchte.
Outsourcing als Wettbewerbsvorteil
Gerade was das Telefonieren angeht, lohnt es sich nur in größeren Unternehmen, Personal speziell für diese Aufgabe anzustellen. Und selbst diesen Unternehmen machen der Fachkräftemangel und der zunehmende Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten auf Seiten der Arbeitgeber zu schaffen. Dennoch stehen sie unter Druck, den steigenden Kundenerwartungen gerecht zu werden, weshalb externe Anbieter die ideale Lösung für das Problem sein können. Sie übernehmen alle telefonischen Aufgaben fachmännisch und entlasten die internen Teams damit enorm. Gerade in Stoßzeiten, bei Urlaubsphasen oder saisonalen Spitzen bleibt das Unternehmen erreichbar und beweist damit seine Professionalität und Vertrauenswürdigkeit. Auf den ersten Blick mag das Outsourcing wie ein Verlust der Kontrolle wirken, doch moderne Anbieter arbeiten eng mit den Auftraggebern zusammen, dokumentieren ihre Gespräche digital und pflegen CRM-Systeme direkt.
Kosten- und Effizienzvorteile des Telefondienstes
Während sich kleine Unternehmen nur selten einen eigenen Telefondienst leisten können, ist er auch für größere Unternehmen ein unangenehmer Kostenfaktor. Lohnkosten, Infrastruktur, Schulungen und Ausfälle müssen direkt vom Unternehmen selbst getragen werden und produzieren nicht selten mehr Mühe und Kosten als sie wert sind. Ein externer Dienstleister hingegen rechnet oft nach Minuten oder Gesprächseinheiten ab, was dafür sorgt, dass Unternehmen besser planen und ihre Kosten klarer kalkulieren können. Sie sparen Fixkosten und zahlen nur, wenn tatsächlich Gespräche stattfinden. Steigt der Bedarf, skaliert der externe Dienstleister oft einfach mit. Was zu Anfang ein reiner Anrufannahmeservice ist, kann so mit der Zeit zum kompletten Kundenmanagement werden. Und das Unternehmen selbst hat wieder Zeit und Kapazität, sich um das eigentliche Kerngeschäft und wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren.
Ein professionelles Auftreten für professionelle Unternehmen
Nun mag das ein oder andere Unternehmen davon überzeugt sein, dass nur die Fachkräfte im Unternehmen selbst die Auskunft über die Fragen ihrer Kunden kennen. In der Praxis sieht das ganz anders aus. Die externen Dienstleister lernen das Geschäft des Unternehmens mit Sorgfalt kennen und überwachen dabei stets ihre Qualität, um die Gesprächsführung und Kundenzufriedenheit zu messen. Darüber hinaus sind sie in Kommunikationsstandards und Tonalität geschult wie kaum ein anderer interner Mitarbeiter. So ist die externe Betreuung oft besser als der interne Service. Damit wird klar, dass ein moderner Telefonservice keineswegs eine Notlösung ist, sondern zur Kostenersparnis und die Stärkung der Marke beiträgt.
