Von Seit 2025 ist die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen Realität. In Deutschland ansässige Unternehmen, die für andere Unternehmen arbeiten, müssen sich unbedingt mit den dort geltenden Regeln beschäftigen.
Was rechtlich unter einer E-Rechnung verstanden wird
Eine wichtige Unterscheidung ist hier, dass eine per E-Mail verschickte PDF seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt. Es wird ein strukturiertes elektronisches Format gefordert, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht und der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. In Deutschland sind insbesondere die Formate XRechnung und ZuGFeRD beziehungsweise Factur-X zu nennen. Die E-Rechnungspflicht ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes und knüpft an die bereits seit 2020 bestehende Pflicht zur E-Rechnung im Bereich der öffentlichen Auftraggeber an. Unternehmen sind folglich angehalten, eine genaue Prüfung der betroffenen Rechnungsarten sowie der weiterhin zulässigen Formen durchzuführen, beispielsweise mithilfe einer E-Rechnung-Beratung.
Wer betroffen ist und welche Ausnahmen gelten
Grundsätzlich unterliegen alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmern der E-Rechnungspflicht. Von der Regelung ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, bestimmte steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Fahrausweise. Trotz dieser Ausnahmen sind große Teile des Rechnungsausgangs und -eingangs von Unternehmen betroffen. Zudem ist zu berücksichtigen, dass der Gesetzgeber zwischen Versand und Empfang klar unterscheidet. Für den Empfang gilt keine Übergangsfrist.
Übergangsfristen: Was bis wann gilt
Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen dazu verpflichtet, die Fähigkeit zum Empfang und zur Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen zu besitzen, unabhängig von ihrer Größe und Branche. Für den Versand gelten abgestufte Übergangsregelungen, die bis 2027 beziehungsweise 2028 gelten. Die Einhaltung dieser Fristen ist jedoch keine Garantie für einen reibungslosen Ablauf. Es ist insbesondere der unmittelbar geltende Empfangszwang, der eine frühzeitige Planung unabdingbar macht.
Technische und organisatorische Baustellen im Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnung betrifft ein breiteres Spektrum als nur die Buchhaltungssoftware. Es sind Anpassungen bei ERP- und Fakturasystemen, Schnittstellen zu Portalen oder Peppol-Zugängen, internen Workflows sowie der Stammdatenqualität, etwa bei Leitweg-IDs und USt-IDs, erforderlich. Prozesse, die bisher auf Papier oder als PDF dokumentiert wurden, sind neu zu konzipieren und revisionssicher zu dokumentieren. Die Umstellung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT. Besonderheiten wie Gutschriften, Anzahlungsrechnungen oder Bauleistungen erfordern klare Regeln, damit sie im neuen System korrekt abgebildet werden. Zusätzliche Orientierung bieten die technischen Vorgaben, wie sie in den Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch beschrieben werden; sie zeigen, welche strukturellen Anforderungen Systeme erfüllen müssen, damit E-Rechnungen korrekt verarbeitet werden können.
Warum sich der Aufwand lohnt
Die E-Rechnung bietet neben der bestehenden Pflicht auch signifikante Vorteile, da bei einer ordnungsgemäßen Umsetzung die Erfassungs- und Prüfprozesse automatisiert werden können. Dies führt zu einer Verkürzung der Durchlaufzeiten und einer Senkung der Fehlerquote. Durch die Eliminierung von Medienbrüchen, die Reduzierung von Porto- und Papierkosten sowie die Beschleunigung des Rechnungsprozesses wird die Liquiditätsplanung optimiert. Langfristig bilden die strukturierten Rechnungsdaten die Basis für weitergehende Digitalisierungsprojekte wie ESG-Reporting, Echtzeit-Auswertungen oder ein künftiges nationales Clearing- und Meldesystem. Wer jetzt saubere Grundlagen schafft, ist besser auf kommende Anforderungen wie ViDA und Real-Time Finance vorbereitet.
Wie Unternehmen die Umsetzung pragmatisch angehen können
Ein sinnvoller Einstieg besteht darin, den bestehenden Rechnungsprozess zu kartieren, um zu ermitteln, welche Systeme involviert sind, auf welchem Weg Rechnungen ankommen und wer sie prüft. Auf dieser Grundlage lassen sich etwa Lücken identifizieren, die sich auf die fehlende E-Rechnungsfähigkeit der Software oder unklare Verantwortlichkeiten beziehen. Es wird empfohlen, sich bei der Umsetzung des Vorhabens an einem stufenweisen Vorgehen zu orientieren. Zunächst sollte der rechtlich einwandfreie Empfang sichergestellt werden. In der Folge sollten Pilotbereiche im Versand umgestellt und schließlich der Automatisierungsgrad schrittweise erhöht werden. Begleitende Schulungen und eine transparente Kommunikation sind dabei von Vorteil, um etwaige Vorbehalte auszuräumen und die Akzeptanz in den bisher hauptsächlich auf Papier basierenden Abteilungen zu fördern.
