Von Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Durch hybride Arbeitsmodelle und den steigenden Wunsch nach mehr Flexibilität setzen immer mehr Unternehmen auf Desk Sharing.
Dabei geht es darum, dass Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze mehr haben, sondern sich je nach Bedarf einen freien Schreibtisch suchen oder reservieren. Dieses Konzept bietet sowohl Vor- als auch Nachteile und erfordert eine durchdachte Umsetzung, um effizient zu funktionieren.
Was ist Desk Sharing?
Beim Desk Sharing, auch als Hot Desking oder Flexible Office bekannt, teilen sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jedem Angestellten dauerhaft einen eigenen Schreibtisch bereitzustellen. Besonders in Unternehmen mit einer hohen Homeoffice-Quote oder wechselnder Büropräsenz bietet sich dieses Modell an, um Büroflächen optimal zu nutzen und Kosten zu senken.
Es gibt verschiedene Formen des Desk Sharings:
- Hot Desking: Wer zuerst kommt, hat die größte Auswahl an freien Arbeitsplätzen.
- Desk Hoteling: Arbeitsplätze werden vorab über ein Buchungssystem reserviert.
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile und müssen an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.
Ein zentrales Ziel des Desk Sharings ist es, bestehende Ressourcen effizienter zu nutzen. Büroflächen werden reduziert, und ungenutzte Arbeitsplätze gehören der Vergangenheit an. Unternehmen profitieren von geringeren Mietkosten und können gesparte Flächen anderweitig verwenden, beispielsweise für Meeting-Zonen oder Kreativbereiche.
Vorteile von Desk Sharing
Desk Sharing kann Unternehmen helfen, Büroflächen effizienter zu nutzen und die Kosten zu senken. Doch nicht nur aus wirtschaftlicher Sicht ist das Konzept attraktiv:
- Kostenersparnis: Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten weniger Miet-, Energie- und Wartungskosten.
- Flexibilität: Mitarbeiter können je nach Aufgabenstellung entscheiden, wo sie arbeiten möchten.
- Bessere Zusammenarbeit: Der tägliche Wechsel des Arbeitsplatzes fördert den Austausch zwischen Abteilungen.
- Abbau von Hierarchien: Ohne feste Büros oder Ecken für bestimmte Abteilungen fühlt sich jeder auf derselben Ebene.
- Attraktivität als Arbeitgeber: Besonders jüngere Generationen schätzen flexible Arbeitsplatzmodelle.
- Innovative Unternehmenskultur: Moderne Organisationsformen steigern die Attraktivität eines Unternehmens und machen es für Fachkräfte interessanter.
- Nachhaltigkeit: Weniger Bürofläche bedeutet auch einen reduzierten Energieverbrauch, was zu einer besseren Umweltbilanz beiträgt.
Herausforderungen und Nachteile
Trotz aller Vorteile bringt Desk Sharing auch Herausforderungen mit sich:
- Organisationsaufwand: Ein funktionierendes Buchungssystem ist notwendig, um Chaos zu vermeiden.
- Produktivitätseinbußen: Mitarbeiter müssen sich täglich neu einrichten, was Zeit kosten kann.
- Fehlendes Zugehörigkeitsgefühl: Ohne persönlich gestalteten Arbeitsplatz kann das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen sinken.
- Datenschutz: Sensible Informationen müssen besonders geschützt werden, da verschiedene Personen denselben Arbeitsplatz nutzen.
- Teamdynamik: Spontane Zusammenarbeit kann erschwert werden, wenn Teammitglieder nicht nebeneinander sitzen.
- Stress durch Unsicherheit: Tägliches Suchen eines geeigneten Arbeitsplatzes kann bei manchen Mitarbeitern zu Stress und Frustration führen.
- Ungleiche Arbeitsplatzqualitäten: Nicht alle Schreibtische sind gleich gut positioniert oder ausgestattet, was zu Unzufriedenheit führen kann.
Erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing
Damit Desk Sharing erfolgreich eingeführt werden kann, sollten Unternehmen einige Regeln und Best Practices berücksichtigen:
- Einbindung der Mitarbeiter
Ein solches Konzept funktioniert nur, wenn die Belegschaft es akzeptiert. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter frühzeitig in die Planung einbeziehen und Feedback einholen.
- Einheitliche und ergonomische Arbeitsplatzausstattung
Damit Desk Sharing langfristig funktioniert, sollte jeder Arbeitsplatz gleich ausgestattet sein. Dazu gehören Dockingstations und Tastaturen, höhenverstellbare Tische sowie individuell einstellbare Stühle. Eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung beinhaltet zudem die Nutzung verstellbarer Bildschirme, die eine gesunde Sitzhaltung ermöglichen und individuelle Anpassungen zulassen.
Eine ideale Ergonomie kann durch die Verwendung eines Computer Monitor Arm unterstützt werden, der den Bildschirm flexibel in Höhe und Neigung verstellbar macht.
- Clean Desk Policy
Persönliche Gegenstände dürfen nicht auf dem Schreibtisch verbleiben. Nach Feierabend muss jeder Arbeitsplatz sauber und ordentlich hinterlassen werden.
- Buchungssystem nutzen
Ein digitales System, das die Reservierung von Arbeitsplätzen ermöglicht, reduziert Stress und sorgt für eine gerechte Verteilung.
- Datenschutz sicherstellen
Daten sollten nicht offen auf dem Schreibtisch liegen bleiben, und Computer müssen nach jeder Nutzung gesperrt werden.
- Bereich für private Gegenstände schaffen
Da persönliche Gegenstände nicht am Arbeitsplatz bleiben können, sind Schließfächer oder Rollcontainer eine sinnvolle Lösung.
Für wen eignet sich Desk Sharing?
Desk Sharing eignet sich besonders für Unternehmen mit:
- Einer hohen Anzahl von Mitarbeitern, die oft im Homeoffice oder außer Haus arbeiten.
- Flexiblen Arbeitszeiten oder Schichtbetrieb.
- Digitalen Arbeitsprozessen, die unabhängig von einem festen Arbeitsplatz funktionieren.
- Einem Innovationsfokus, bei dem Abteilungsübergreifender Austausch gefördert werden soll.
- Einer offenen Unternehmenskultur, die Flexibilität und Eigenverantwortung unterstützt.
Große Konzerne wie Google oder Facebook setzen das Konzept bereits erfolgreich um, um kreative Zusammenarbeit zu fördern und Arbeitsräume optimal zu nutzen. Doch auch kleinere Unternehmen können profitieren, wenn die Rahmenbedingungen stimmen.
