Papierkram über Papierkram. Zwischen den ganzen Verträgen, Notizen und Akten fällt es nicht immer leicht, die Übersicht zu behalten. Wird mal nach einem wichtigen Dokument gesucht, müssen sich die Angestellten und Vorgesetzten nicht selten durch dutzende Papiere arbeiten. Dabei gibt es eine einfache Lösung: Im papierlosen Büro hat jedes Dokument seinen passenden Speicherort und nimmt keinerlei physischen Platz weg.
Übersichtlich und effizient: Das papierlose Büro hat viele Vorteile
Die Digitalisierung ist in vollem Gange und macht sich in den verschiedensten Lebensbereichen bemerkbar. Vor allem am Arbeitsplatz wird immer mehr in moderne Technologien investiert, um den Arbeitsalltag möglichst effizient zu gestalten. Doch während künstliche Intelligenz und Co. langsam aber sicher die Arbeitsabläufe revolutionieren, wird in vielen Büros nach wie vor auf klassische Archivierungsmethoden gesetzt.
Dabei hat das papierlose Büro immense Vorteile. Nicht nur fällt es so einfacher, den Überblick zu behalten. Vielmehr lassen sich die Workflows dadurch auch effizienter gestalten. Auf Dauer führt dies zu mehr Datenschutz und sogar zu Kostenersparnis.
Schließlich müssen die Dokumente nicht mehr ausgedruckt und postalisch versendet werden. Stattdessen hat jedes Dokument seinen passenden Speicherort und kann intern oder über den Mailverkehr versendet werden.
Der Weg zur Digitalisierung: So klappt die Umsetzung
Das Büro wird natürlich nicht von heute auf morgen komplett papierlos. Die Umstellung kann sogar mehrere Monate dauern. Vor allem, wenn sich die Arbeitsabläufe bereits etabliert haben und nun neu erlernt werden müssen. Der Umstieg auf das digitale E-Mail-Archiv oder die rein digitale Buchhaltung lohnt sich dennoch.
Auf Dauer kann so nämlich nicht nur jede Menge Zeit gespart, sondern auch noch der Verwaltungsaufwand reduziert werden. Betriebe, die auf eine papierlose Kommunikation setzen möchten, sollten klein beginnen. Geteilte Ablageordner und Co. sind oft bereits der Anfang. Außerdem können sich die Mitarbeiter so bereits an die neue Arbeitsmethode gewöhnen.
Was braucht es wirklich?
Nicht jeder Betrieb ist gleich und die Umstellung auf das papierlose Büro ist oft mit hohen Kosten verbunden. Schließlich braucht es nun neue digitale Lösungen, auf die zurückgegriffen wird. Mittlerweile gibt es dafür die verschiedensten Anbieter. Bevor sich Unternehmen jedoch für eine Lösung entscheiden, sollten vorab die bestehenden Prozesse analysiert werden.
Nicht in jedem Betrieb braucht es nämlich umfassende Lösungen. Vor allem in kleinen Betrieben sind die Arbeitsprozesse relativ simpel. Interne Kommunikationswege und Co. fallen oft weg, da man sich ohnehin direkt vor Ort austauschen kann. Hier macht vor allem die Digitalisierung des Posteingangs Sinn. Aber auch digitale Signaturlösungen können einiges an Arbeitsaufwand abnehmen.
In großen Betrieben sieht dies schon etwas anders aus. Damit hier wirklich alles reibungslos verläuft, müsste das Unternehmen rundum papierlos werden. Dies bezieht sich nicht nur auf die Digitalisierung der neu eingehenden Dokumente.,m≤¥∆ºde23f<†Ω|ƒ
Auch bereits bestehende Akten, Verträge und Co. müssten eingescannt und digital gespeichert werden. Damit es nicht zum Chaos kommt, braucht es auch ein digitales Dokumentenmanagement, kurz DMS. Ein DMS ermöglicht die digitale Dokumentenverwaltung und ermöglicht gemeinsames Arbeiten an den Dokumenten.