Von Seit jeher ist eine fundierte und umfassende Projektplanung die Basis für die erfolgreiche Markteinführung eines Produkts oder einer Dienstleistung.
Sie beschreibt die Ziele eines Projekts und definiert die einzelnen Schritte und Aufgaben, die alle Stakeholder durchlaufen beziehungsweise abarbeiten müssen, damit im Unternehmen eine Gewinnsteigerung erzielt wird.
Heutzutage werden Projekte im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung immer komplexer. Die damit verbundene Datenflut muss gesammelt, archiviert und analysiert werden.
Analoge Lösungen sind damit in der Regel überfordert. Ein modernes Projektmanagement-System (PMS) automatisiert die Prozesse weitestgehend. Die Abläufe werden beschleunigt, die Belegschaft entlastet und die Ergebnisse in Echtzeit an einer zentralen Stelle übersichtlich archiviert.
Was wird unter einer Projektmanagement-Software verstanden?
Digitales Projektmanagement unterscheidet sich in der Durchführung und Zielsetzung nicht sonderlich von klassischen Lösungsansätzen.
Die Beteiligten versuchen, über die einzelnen Teilschritte Planung, Umsetzung, Steuerung und Controlling so schnell wie möglich zum bestmöglichen Erfolg zu kommen.
Heutige Projekte gestalten sich aufgrund der großen Datenmengen weitaus komplizierter und vielschichtiger als ähnliche Vorhaben in der Vergangenheit.
Zudem fehlt durch den Trend zu Outsourcing und Remote-Working die geografische Nähe der einzelnen Projektteilnehmer. Deshalb müssen für die Umsetzung eines Projektes neue Lösungswege beschritten werden.
Eine Software wie InLoox für Outlook stellt die Vernetzung aller Projektbeteiligten sicher. Sie ermöglicht es den Zugangsberechtigten, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren und das Projekt zügig voranzutreiben, ohne dass es zu unnötigen Verzögerungen und Reibungsverlusten kommt.
Im Ergebnis laufen alle Prozesse schneller, effizienter und exakter ab, wodurch ein signifikanter Wettbewerbsvorteil entsteht.
In welcher Form profitiert ein Unternehmen von einem modernen PMS
Mit der Komplexität eines Projektes nehmen Änderungen und Normabweichungen während der Planungsphase zu. Auch die Anzahl der Fehlerquellen steigert sich deutlich.
Um diese Projektinhalte zu kommunizieren und abzuarbeiten, sind bei klassischen Verfahren unzählige Meetings notwendig, um alle Projektbeteiligten immer Up to Date zu bringen.
Dabei müssen sich alle Teilnehmer zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammenschließen, um in Präsenz oder am Bildschirm auf den neuesten Stand gebracht zu werden.
Ein PMS vereinfacht diese Aufgaben signifikant. Mithilfe eines einfachen Zugriffs auf die Software stehen jedem Projektbeteiligten alle Anweisungen und Änderungen in Echtzeit zur Verfügung.
Entscheidungen können schnellstmöglich getroffen und Fehlerquellen ohne großen Aufwand eliminiert werden, wodurch sich die gesamte Projektplanung effizienter gestaltet.
Mit entsprechenden Schnittstellen zum Enterprise Resource Planning System (ERP) beschleunigen sich alle unternehmensinternen Prozesse.
In welcher Situation ist ein PMS sinnvoll?
Ein PMS bringt Unternehmen aller Größen und Branchen Vorteile, wobei die Firmen am ehesten profitieren, deren Unternehmenserfolg direkt mit der Projektentwicklung in Zusammenhang steht.
Die folgenden Vorzüge stehen dabei im Mittelpunkt:
- Zentralisierte Projektplanung, alle relevanten Daten können in Echtzeit von jedem Standort aus abgerufen werden.
- Die Transparenz der Aufgabenstellung begünstigt ein Arbeiten, das auf Ergebnisorientierung ausgerichtet ist.
- Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert erledigt.
- Eine Software ermöglicht es, mehrere Projektplanungen gleichzeitig durchzuführen und übersichtlich darzustellen.
- Vorgegebene Unternehmensziele werden schneller erreicht.
Allerdings lassen sich auch zwei Nachteile anführen. Zum einen müssen die betreffenden Mitarbeiter das neue System akzeptieren. Zum anderen bedürfen komplexe Tools einer gewissen Einarbeitungszeit.
Welche Aufgaben automatisiert die Software?
Projektmanagement-Systeme lassen sich individuell zuschneiden. Dabei sollten alle wichtigen Teilbereiche integriert sein.
Projektplanung
Im Kernbereich des Projektmanagements greifen alle Funktionen ineinander über und ergänzen sich einander, sodass Unterbrechungen des Planungsablaufs der Geschichte angehören:
- Erstellung eines Projektstrukturplans.
- Verwaltung aller relevanten Projektdaten.
- Planung von Meilensteinen.
- Taskmanagement zur Darstellung des Status quo der verschiedenen Projektplanungsschritte.
- Balkenplan und Netzplan zur übersichtlichen Darstellung der gesamten Projekt-Timeline.
Kommunikation
Zur reibungslosen Kommunikation aller Projektteilnehmer trägt ein PMS mit den folgenden Funktionen bei:
- Prozessbasierte Darstellung des Workflows über ein Kanban-Board oder gleichwertige Tools.
- Ein eigenes Dashboard für jeden Teilnehmer.
- Integrierter Chat.
- Kommentare, Fragen und Ergebnisse der Teammitglieder können geordnet hinterlegt und jederzeit eingesehen werden.
- Anforderungen, Zielsetzungen und Änderungen werden verwaltet, damit sie später nachvollzogen werden können.
Ressourcenplanung und Dokumentenmanagement
Die Projektleitung erhält einen ständigen Überblick über das Ressourcenmanagement. Dies erleichtert die konsequente Einhaltung der Budgetvorgaben. Zudem erstellt das System turnusmäßig Berichte, mit denen die Einhaltung der Ziele kontrolliert werden kann.
Ein modernes Dokumentenmanagement archiviert zudem ältere Projektplanungen und erlaubt damit ein umfassendes Wissensmanagement.
