Unternehmensverwaltungen sind besonders stark vom Fachkräftemangel betroffen und trotz voller Auftragsbücher kommt es im Tagesgeschäft zu Verzögerungen. Die Digitalisierung bietet Chancen zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit, höheren Effizienz und positiven Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit. Wir zeigen, was für Unternehmer in Zukunft besonders wichtig wird.

Die wichtigsten Bereiche für die Digitalisierung in Unternehmen

Eine Studie von IDC hat gezeigt, dass Unternehmen durch ineffiziente Verwaltungen jährlich zwischen 20 und 30 Prozent ihres Umsatzes verlieren. Zu den Schwachstellen zählen häufig ein ineffizientes Prozessmanagement, ineffiziente Arbeitsabläufe und unzureichende Ressourcen. Aus diesen Gründen und durch viele anfallende, repetitive Prozesse liegt die Verwaltung im Fokus der Digitalisierung in den nächsten Jahren. Außerdem sind folgende Bereiche Vorreiter hinsichtlich der Digitalisierung in Unternehmen:

• Cloud-Computing: Nutzung von Cloud-Diensten für flexible IT-Infrastrukturen
• Datenanalyse: Nutzung von Big Data zur Unterstützung fundierter Geschäftsentscheidungen
• E-Commerce: Erweiterung der Vertriebswege über verschiedene Online-Plattformen

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung

Eine große bevorstehende Änderung für alle Unternehmen unabhängig von Branche und Größe ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ab 2025. Führen Unternehmen Aufträge von öffentlichen Auftraggebern aus, dann gilt diese Pflicht sogar bereits seit 2020.

Die elektronische Rechnung ist dabei keinesfalls eine schlichte PDF-Datei, welche anschließend per E-Mail versendet wird. Bei ihr handelt es sich vielmehr um einen strukturierten elektronischen Datensatz, welcher ebenso elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann. Vereinfacht gesagt handelt es sich um einen Datensatz, welcher nach dem Auslesen aussieht wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung auf dem PC.

So kann sie auch erstellt werden, bevor sie als Datensatz versendet wird. Die E-Rechnung soll Geschäftsprozesse vereinfachen, Verwaltungen entlasten und den Datenaustausch sicherer machen. Elektronische Rechnungen müssen dazu dem EU-Rechnungsstandard EN 16931 entsprechen.

Nutzung von künstlicher Intelligenz

Laut dem Statistischen Bundesamt nutzt bereits jetzt jedes achte deutsche Unternehmen künstliche Intelligenz, bevorzugt im Bereich der Spracherkennung (43 Prozent). In den nächsten Jahren wird die KI im unternehmerischen Kontext immer stärker an Bedeutung gewinnen. Im Bereich Kundenbetreuung nutzen bereits jetzt über 25 Prozent der Betriebe künstliche Intelligenz.

Die Beschleunigung der KI-Technologien wird verschiedene Branchen tiefgreifend verändern und schon jetzt werden erste Maßnahmen nötig, um mit diesem Tempo mithalten zu können. Unternehmen sollten frühzeitig in KI-Systeme investieren, um Kosten zu sparen und individuelle Lösungen zu entwickeln. Die Schulung der Mitarbeiter darf in keinem Fall zu kurz kommen – andernfalls führt die Umstellung schnell zu Unverständnis und Unzufriedenheit.

Warum die Verwaltung bereits jetzt digitalisiert werden muss

Unternehmen können es sich heute kaum noch leisten, Belege in Papierform abzuheften oder einzuscannen. Eine digitalisierte Abwicklung aller Aufträge und Rechnungen sollte daher spätestens innerhalb der nächsten zwei Jahre eingeführt werden. Dies ermöglicht zahlreiche Automatisierungen bei repetitiven Aufgaben wie der Belegzuordnung, dem Mahnwesen oder der Anlage von Neukunden sowie der Angebotserstellung.

Die digitalisierte Buchhaltung spart nicht nur bis zu 30 Prozent der Personalkosten in einem Unternehmen ein, sondern ermöglicht auch den Fokus auf die wirklich wichtigen Prozesse des Arbeitsalltages wie den direkten Kontakt zu Kunden. Unternehmen, die ihre Verwaltung weitestgehend digitalisieren und automatisieren, verbessern langfristig die Konkurrenzfähigkeit und die Wirtschaftlichkeit.

Tipp: Das Förderprogramm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) hilft Unternehmen beim Start in die Digitalisierung.