Von Die Frage „Was ist eine VAT Nummer?“ stellt sich vielen Unternehmern, Selbstständigen und Personen, die innerhalb der Europäischen Union grenzüberschreitend tätig sind. Die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein wichtiges Instrument im internationalen Steuerrecht und dient der eindeutigen Zuordnung von Unternehmen im EU-weiten Handel.
In diesem Beitrag wird erklärt, was es mit der VAT Nummer auf sich hat, warum sie gebraucht wird, wie sie beantragt wird und worauf bei der Nutzung zu achten ist. Wer grenzüberschreitend arbeitet, Rechnungen ins EU-Ausland stellt oder im Onlinehandel aktiv ist, sollte diesen Artikel lesen, um steuerlich auf der sicheren Seite zu sein.
Was ist eine VAT Nummer und warum wird sie benötigt?
Die VAT Nummer, auf Deutsch Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ist eine spezielle Kennnummer, die von Steuerbehörden an Unternehmen vergeben wird, um sie im europäischen Mehrwertsteuersystem eindeutig zu identifizieren. Der Begriff „VAT“ steht dabei für „value added tax“, was der Umsatzsteuer beziehungsweise der Mehrwertsteuer entspricht. Die VAT Nummer wird dann verwendet, wenn Unternehmen innerhalb der Europäischen Union Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern oder erbringen.
Im Gegensatz zur regulären Steuernummer wird die VAT Nummer nur für umsatzsteuerpflichtige grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU eingesetzt. Sie ist zwingend erforderlich, wenn ein Unternehmen in einem EU-Land ansässig ist und Leistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringt. In solchen Fällen kann unter bestimmten Voraussetzungen eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung erfolgen. Die Voraussetzung dafür ist eine gültige VAT Nummer des leistenden und des empfangenden Unternehmens.
Unterschied zur regulären Steuernummer
Viele Unternehmer verwechseln die VAT Nummer mit der normalen Steuernummer. Beide Nummern erfüllen jedoch unterschiedliche Funktionen. Die Steuernummer wird vom jeweils zuständigen Finanzamt vergeben und dient der allgemeinen steuerlichen Erfassung eines Unternehmens oder einer natürlichen Person. Sie ist nötig für die Abgabe der Einkommensteuererklärung, der Umsatzsteuer-Voranmeldung und weiterer steuerlicher Erklärungen.
Die VAT Nummer hingegen wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und dient ausschließlich dem grenzüberschreitenden Umsatzsteuerverkehr innerhalb der EU. Sie ermöglicht Unternehmen, sich bei der Umsatzsteuer eindeutig zu identifizieren und steuerfreie Lieferungen und Leistungen an andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen innerhalb der EU zu tätigen. Die korrekte Anwendung beider Nummern ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und vermeidet spätere Rückfragen oder Probleme mit dem Finanzamt.
Wo beantragt man eine VAT Nummer?
Die VAT Nummer wird in Deutschland nicht direkt vom Finanzamt, sondern vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Voraussetzung für die Beantragung ist, dass das Unternehmen bereits beim zuständigen Finanzamt steuerlich erfasst wurde und eine Steuernummer erhalten hat. Sobald diese vorliegt, kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über ein spezielles Formular beantragt werden.
Der Antrag kann elektronisch auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern gestellt oder per Post übermittelt werden. Unternehmen müssen dabei einige Angaben machen, etwa den vollständigen Namen, die Anschrift, die Steuernummer, die Tätigkeit des Unternehmens sowie das Datum der Unternehmensgründung. Die Bearbeitungsdauer variiert, erfahrungsgemäß erhalten Antragsteller die VAT Nummer nach einigen Tagen oder Wochen per Post. Die VAT Nummer wird einmalig vergeben und bleibt grundsätzlich das gesamte Bestehen des Unternehmens über gültig.
Wer braucht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Eine VAT Nummer benötigen grundsätzlich alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die innerhalb der EU grenzüberschreitend tätig sind. Das betrifft beispielsweise Händler, die Waren in andere EU-Staaten verkaufen, aber auch Dienstleister, die Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen. Wer Rechnungen an Geschäftspartner in der EU stellt und dabei keine Umsatzsteuer berechnen möchte, benötigt zwingend eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Auch Selbstständige, die etwa digitale Produkte an Kunden in anderen EU-Staaten liefern, fallen unter diese Regelung. Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, benötigen in der Regel keine VAT Nummer, es sei denn, sie entscheiden sich freiwillig für eine Umsatzsteuerpflicht oder nehmen regelmäßig innergemeinschaftliche Leistungen in Anspruch. Ob ein Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, hängt maßgeblich vom Leistungsumfang und der Art der geschäftlichen Tätigkeit ab.
Wie ist die VAT Nummer aufgebaut?
In Deutschland beginnt die VAT Nummer immer mit dem Länderkürzel „DE“, gefolgt von neun Ziffern. Die vollständige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sieht also zum Beispiel so aus: DE123456789. Diese neun Ziffern setzen sich aus einer fortlaufenden Nummer und einer Prüfziffer zusammen. Die VAT Nummer dient der eindeutigen Identifizierung und ist für jede steuerpflichtige Firma einzigartig.
In anderen Ländern der Europäischen Union unterscheidet sich der Aufbau der VAT Nummer. So beginnt sie in Österreich mit „ATU“, in Italien mit „IT“ und in Frankreich mit „FR“. Auch die Anzahl der Ziffern kann je nach Land variieren. Es ist deshalb wichtig, bei innergemeinschaftlichen Geschäften die jeweilige Struktur der ausländischen VAT Nummer zu kennen, um sicherzustellen, dass sie korrekt erfasst und verwendet wird. Die Gültigkeit der VAT Nummer kann jederzeit überprüft werden, etwa über das VIES-System der Europäischen Kommission.
Was ist eine VAT Nummer in England?
Obwohl das Vereinigte Königreich nicht mehr Teil der EU ist, bleibt das Prinzip der VAT Nummer in England bestehen. Die sogenannte VAT registration number in Großbritannien beginnt mit dem Kürzel „GB“ und enthält meist neun Ziffern. Trotz des Brexits sind viele britische Unternehmen weiterhin im Handel mit EU-Ländern aktiv. Für diese Geschäfte gelten jedoch seit dem Austritt des Landes aus der EU abweichende steuerliche Regelungen.
Bei Lieferungen nach England ist die Umsatzsteuer je nach Art der Ware oder Dienstleistung entweder direkt zu erheben oder unterliegt gesonderten Zoll- und Steuerbestimmungen. Dennoch bleibt die VAT Nummer in England ein wichtiges Identifikationsmerkmal für den innerbetrieblichen und grenzüberschreitenden Handel. Auch hier ist die Gültigkeit der Nummer entscheidend für eine korrekte Rechnungsstellung und steuerfreie Lieferung.
Wie kann man die Gültigkeit einer VAT Nummer prüfen?
Die Gültigkeit von VAT Nummern kann auf der Website der Europäischen Kommission über das sogenannte MIAS-System geprüft werden. Die Eingabemaske ist einfach aufgebaut: Man wählt das Land aus, in dem das Unternehmen ansässig ist, und gibt anschließend die VAT Nummer ein. Innerhalb weniger Sekunden wird angezeigt, ob die Nummer gültig ist und ob es sich dabei um eine korrekte Antwort auf die Frage „Was ist eine VAT Nummer?“ handelt.
Diese Prüfung ist besonders wichtig vor grenzüberschreitenden Transaktionen. Wenn eine ungültige VAT Nummer verwendet wird, kann dies dazu führen, dass die Lieferung oder Dienstleistung nachträglich der Umsatzsteuer unterliegt. Im schlimmsten Fall muss das liefernde Unternehmen die Umsatzsteuer aus eigener Tasche zahlen. Um solche Risiken zu vermeiden, sollte die Gültigkeit der VAT Nummer des Geschäftspartners regelmäßig überprüft werden, insbesondere bei neuen Kunden oder unklaren Angaben.
Die Bedeutung der VAT Nummer für die Buchhaltung
In der Buchhaltung spielt die VAT Nummer eine zentrale Rolle, insbesondere bei der Erstellung von Rechnungen und der Verbuchung grenzüberschreitender Lieferungen und Leistungen. Die eigene VAT Nummer muss auf Rechnungen an Geschäftspartner in anderen EU-Ländern angegeben werden, ebenso die gültige VAT Nummer des Empfängers. Nur wenn beide Nummern korrekt angegeben sind, kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellt werden.
Darüber hinaus ist die VAT Nummer ein wichtiges Kriterium für den Vorsteuerabzug bei innergemeinschaftlichen Leistungen. Ohne gültige VAT Nummer kann der Vorsteuerabzug unter Umständen verweigert werden. Unternehmen sollten daher in ihrer Buchhaltungssoftware stets ein Feld zur Erfassung der VAT Nummer einrichten und regelmäßig prüfen, ob alle Daten vollständig und korrekt hinterlegt sind.
Häufige Verwechslungen bei VAT Nummern und Steuernummern
Ein häufiger Fehler besteht darin, die VAT Nummer mit der regulären Steuernummer gleichzusetzen. Diese beiden Nummern erfüllen jedoch unterschiedliche steuerliche Funktionen. Während die Steuernummer vom Finanzamt vergeben und für nationale steuerliche Vorgänge genutzt wird, dient die VAT Nummer ausschließlich der Identifizierung im internationalen Umsatzsteuerverfahren innerhalb der EU.
Eine weitere typische Verwechslung betrifft die USt-ID und die VAT Nummer. Dabei handelt es sich jedoch um zwei Begriffe für dasselbe: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Der Begriff „VAT Nummer“ ist lediglich die international gebräuchliche Bezeichnung. Auch bei der Verwendung auf Formularen oder Websites sollte darauf geachtet werden, dass die korrekte Nummer im richtigen Feld eingetragen wird, da ansonsten eine Transaktion als steuerpflichtig gewertet werden könnte.
Fragen rund um die VAT Nummer
Viele Unternehmer stellen sich grundlegende Fragen zur VAT Nummer. Muss man sie beantragen oder erhält man sie automatisch? Bleibt sie ein Leben lang gültig oder kann sie sich ändern? Muss man sie als Privatperson beantragen? Die Antworten darauf hängen stark vom jeweiligen Fall ab. Grundsätzlich gilt: Die VAT Nummer muss aktiv beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden, sie wird nicht automatisch vergeben.
Einmal erteilt, bleibt sie in der Regel gültig, solange das Unternehmen besteht. Bei Änderungen im Unternehmen, etwa einer Sitzverlegung in ein anderes Bundesland oder einer Umfirmierung, kann jedoch eine neue Nummer erforderlich werden. Privatpersonen erhalten keine VAT Nummer, da diese ausschließlich für steuerpflichtige unternehmerische Tätigkeiten vergeben wird. Unternehmen sollten zudem bei jeder Transaktion mit einem neuen Geschäftspartner innerhalb der EU die VAT Nummer prüfen, um spätere Probleme zu vermeiden.
Fazit: Was ist eine VAT Nummer?
Die Frage „Was ist eine VAT Nummer?“ lässt sich mit einem Satz beantworten: Es handelt sich um eine zentrale Identifikationsnummer für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im europäischen Binnenmarkt. Doch hinter dieser einfachen Definition steckt ein komplexes System, das für die korrekte Abwicklung grenzüberschreitender Geschäfte unerlässlich ist.
Wer als Unternehmer oder Selbstständiger innerhalb der EU tätig ist, sollte sich frühzeitig mit der Bedeutung, Beantragung und korrekten Nutzung der VAT Nummer befassen. Sie ist ein wesentliches Element für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, korrekte Rechnungsstellungen und eine saubere Buchführung. Wer sich mit dem Thema auseinandersetzt und die Vorgaben beachtet, profitiert von mehr Rechtssicherheit und einem reibungslosen Ablauf seiner internationalen Geschäfte.
FAQs: Was ist eine VAT Nummer? Ihre häufig gestellten Fragen beantwortet
Was ist die VAT-Nummer in Deutschland?
Die VAT-Nummer in Deutschland ist die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und dient dazu, Unternehmen im europäischen Umsatzsteuerverkehr eindeutig zu identifizieren. Sie kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Unternehmen grenzüberschreitend innerhalb der Europäischen Union Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt.
In Deutschland beginnt diese Nummer mit dem Länderkürzel DE und enthält anschließend eine festgelegte Zahlenfolge. Sie ist nicht mit der normalen Steuernummer gleichzusetzen, da sie ausschließlich für den innergemeinschaftlichen Handel verwendet wird und eine klare steuerliche Zuordnung ermöglicht.
Wo finde ich meine VAT-Nummer?
• Auf dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern nach der Vergabe
• Im Onlinekonto beim Bundeszentralamt für Steuern, sofern dort registriert
• Auf Rechnungen, die bereits an Geschäftskunden im EU-Ausland gestellt wurden
• In der Buchhaltungssoftware oder im Steuerordner des Unternehmens
• In älteren Steuerunterlagen zur umsatzsteuerlichen Registrierung
Wann braucht man eine VAT-Nummer?
| Situation | VAT-Nummer erforderlich |
|---|---|
| Lieferung von Waren an Unternehmen in anderen EU-Staaten | Ja |
| Erbringung von Dienstleistungen für Firmen innerhalb der EU | Ja |
| Verkauf ausschließlich innerhalb Deutschlands | Nein |
| Tätigkeit als Kleinunternehmer ohne EU-Geschäfte | Nein |
| Nutzung von innergemeinschaftlichen Leistungen | Ja |
Was bedeutet VAT-Nummer auf Deutsch?
Die Abkürzung VAT stammt aus dem Englischen und steht für Value Added Tax. Auf Deutsch bedeutet dies Mehrwertsteuer. Entsprechend ist die VAT-Nummer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie dient dazu, Unternehmen eindeutig zu kennzeichnen, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen innerhalb der Europäischen Union erbringen.
In der deutschen Verwaltungssprache wird fast ausschließlich der Begriff Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet, während VAT-Nummer vor allem im internationalen Geschäftsverkehr gebräuchlich ist.
