Von Immer mehr wird mit dem Rechner erledigt. Man ruft Taxis per App und verwaltet Lagerbestände mit rechnergestützter Just-In-Time-Logistik. Eine moderne Maklersoftware für Immobilien und automatisierte Marketingwerkzeuge vervielfachen den Kundenkontakt und verringern den Arbeitsaufwand.
Es scheint oft, als ob jeder Prozess in der Wirtschaft von der Digitalisierung profitieren könnte. Dieser Schein trügt aber oft. Nicht selten führt die Digitalisierung eines Arbeitsprozesses zu verringerter Produktivität.
Es gibt aber auch andere Effekte der Digitalisierung.
Alles auf einen Blick
Die Archivierung von Daten wird in digitaler Form deutlich einfacher. Es ist leichter, große Datenmengen auf kleinem Raum zu sichern.
Auf die gesammelten Daten kann sehr schnell zugegriffen werden und es ist nicht notwendig lange durch Kataloge zu blättern und durch großflächige Bibliotheken zu wandern. Das beschleunigt Arbeitsprozesse immens.
Eine Gefahr für die Produktivität wird hier aber durch die Menge an Information gebildet. Zu viel Information kann vom Wesentlichen ablenken und es schwer machen, den Wald vor lauter Bäumen zu erkennen.
Außerdem gibt es eine gewisse Sicherheitsgefahr, die entsteht, wenn außenstehende Zugriff auf eine zentralisierte Datenbank haben. Beispiele für Datenklecks bei Kreditinstituten gibt es zuhauf.
Daten für Kunden und Daten für den Betrieb
Ein Anwendungsbeispiel für diese Form der Digitalisierung ist die Verwendung einer modernen Maklersoftware. Hier können schnell alle Daten zu einer Immobilie gespeichert werden und dann teilweise den Kunden zugänglich gemacht werden.
Falls ein Kunde Interesse hat, kann mit automatisierten E-Mails ein Termin vereinbart werden.
So verbringt der Makler selbst weniger Zeit mit dem Beantworten von E-Mails. Es gehen keine Kunden verloren, weil eine E-Mail zu spät beantwortet wurde.
Arbeitsprozesse verwalten mit Projektmanagementsoftware
Viele Arbeitsprozesse finden am Rechner statt. Ist das der Fall, lässt sich ein Projekt auch leicht vom Projektleiter überwachen und verwalten. Alle Arbeitsschritte können ständig verfolgt werden.
Sollte das Projekt zu langsam vorankommen, dann fällt das schnell auf, bevor ein größerer Schaden entsteht. Fälle, in denen von zu Hause arbeitende Programmierer über Jahre keine Ergebnisse abliefern, gehören der Vergangenheit an.
Verschiedene Versionen von Produkten können gesichert werden und die Änderungen von unterschiedlichen Programmierern am Projekt werden verfolgt.
Die Nutzung von Projektmanagementsoftware kann aber auch den Arbeitsalltag stören.
Wenn ständig automatisierte E-Mailbenachrichtigungen im Postfach landen und immer wieder Berichte verlangt werden, dann hat man vielleicht kaum noch Zeit sich um die tatsächliche Aufgabe zu kümmern.
Besonders schwer ist das Projektmanagement bei Fertigungsprozessen und bei Arbeiten, die nicht am Rechner stattfinden. Diese Arbeiten lassen sich nicht immer leicht in einem Projektmanagementprogramm beschreiben.
Sogenannte Kita-Applikationen sind ein Beispiel für eine Überlastung von Angestellten, durch unnötige Digitalisierung. Was besser durch das Elterngespräch geregelt werden kann, wird nun in manchen Kindertagesstätten mit Applikation und Nachrichtendiensten geregelt.
Dabei ist der Unterschied zwischen dem, was auf dem Papier geschieht und dem, was in Wirklichkeit vor sich geht, oft recht groß. So werden laut Projektmanagementsoftware alle Ziele erreicht, in Wirklichkeit sind die Ergebnisse aber nicht so positiv, wie es in der Excel-Tabelle aussieht.
Die Quantität an Information steigt, während die Qualität der Information im Netzwerk extrem sinkt.
Künstliche Intelligenz geht ungeahnte Wege
Die Einbindung von KI in Arbeitsprozesse ist heute der Trend überhaupt. So fühlt sich jeder dazu gezwungen, seine Arbeitsprozesse mit KI zu verbessern.
Allerdings ist KI nicht immer hilfreich.
Wenn man programmiert, dann weiß man schon selten hundertprozentig genau, was der Code macht, den man programmiert hat. Mit KI ist die Situation noch wilder. Automatisches Lernen hat Ergebnisse, die niemand vorhersehen kann.
Die KI programmiert sich selbst und kann Lösungen für Probleme finden, die nicht unbedingt vorteilhaft für den sind, der die künstliche Intelligenz mit einer Problemlösung beauftragt hat.
So hat eine KI bei einer Militärübung herausgefunden, dass der beste Weg die Übung erfolgreich zu beenden, die Vernichtung der Kontrollperson der KI ist. Deshalb gibt es in jedem Unternehmen, das KI in großem Masse benutzt, eine Abteilung, die sich mit KI-Sicherheit beschäftigt.
Die Bemühungen den KI daran zu hindern, den Steuermann auszutricksen, scheinen aber gerade den KI dazu zu bringen, dass er versucht zu lernen, wie man Menschen möglichst gut aufs Glatteis führen kann.
Die Nutzung von KI kann also nur so weit hilfreich sein, wie sie vor dem Kundenkontakt und in der Firmenkommunikation immer von einem Lektor überprüft wird.
Maklersoftware: Neue Technologien richtig nutzen
Bei der Einführung von neuen Techniken und Arbeitsmethoden war es schon immer wichtig, dass man weiß, wie man die neue Technik am besten einsetzt und ob es sich lohnt, diese Technik in den eignen Arbeitsprozess zu integrieren.
Wer seine Prozesse digitalisieren will, der sollte vorher sorgfältig prüfen, welche Form der Digitalisierung hilfreich ist.
Bereits erprobte Software wie zum Beispiel renommierte Software für Immobilienmakler verringern das Risiko der Einführung digitalisierter Arbeitsmethoden.
