Von Im digitalen Zeitalter verlassen sich viele Start-ups trotz ihrer Innovationskraft noch immer stark auf elektronische Verfahren zur Abwicklung umfangreicher Geschäftsvorgänge.
Dies führt zu einer enormen Datenflut, die einer sachkundigen Handhabung und methodischen Archivierung bedarf. Dies mag auf den ersten Blick als ermüdende und eintönige Aufgabe erscheinen.
Dies ist jedoch kein Grund zur Beunruhigung, da spezielle Dokumentenmanagementsysteme (DMS) entwickelt wurden, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagementsystem ausmacht, welche vielfältigen Funktionen es bietet und warum es gerade für Start-ups ein unverzichtbares Werkzeug ist!
Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine zuverlässige Plattform für die systematische und übersichtliche Verwaltung von Dokumenten.
Es ermöglicht das schnelle und einfache Auffinden, Bearbeiten, Speichern und Verfolgen von gescannten und digitalisierten Dokumenten. Darüber hinaus erkennt es automatisch die in den Dokumenten enthaltenen Informationen und integriert diese nahtlos in externe Systeme wie CRM oder ERP.
Ein DMS ermöglicht die Automatisierung und digitale Abbildung komplexer Geschäftsprozesse. Dadurch werden Brüche in der Informationsverarbeitung vermieden, Datenredundanzen reduziert und die Verfügbarkeit von Informationen optimiert.
Zudem entlastet ein DMS die Umwelt und die Mitarbeiter, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihr volles Potenzial entfalten können.
Was sind die Vorteile eines DMS?
Nachdem Sie nun ein grundlegendes Verständnis für Dokumentenmanagementsysteme (DMS) entwickelt haben, sind Sie vielleicht neugierig, welche Vorteile moderne DMS-Lösungen bieten und wie sie Ihnen helfen, Ihre Daten effizienter und sicherer zu verwalten.
Produktivitätsboost: Effizientere und schnellere Arbeitsabläufe
Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur Automatisierung von Prozessen und Abläufen können Arbeitsabläufe beschleunigt und zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten deutlich reduziert werden.
Dies führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen für Sie und Ihr Team bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität.
Konkret bedeutet dies, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich weniger Zeit für monotone Routinetätigkeiten aufwenden müssen und somit mehr Zeit für kreative und herausfordernde Tätigkeiten zur Verfügung steht.
Alles auf einem Blick
Ein solches Dokumentenmanagementsystem (DMS) gewährleistet eine klare Nachvollziehbarkeit aller Unternehmensprozesse.
Das bedeutet mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle der einzelnen Arbeitsschritte.
Darüber hinaus ermöglicht es den Teammitgliedern, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit zu verfolgen und bei Bedarf einzugreifen oder zu unterstützen.
Auch die Unternehmensleitung ist jederzeit über den aktuellen Stand der einzelnen Projekte informiert, was eine schnelle und zielgerichtete Entscheidungsfindung unterstützt.
Weniger Fehler & mehr Perfektion
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) trägt wesentlich dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren und die Bearbeitung von Vorgängen präziser und genauer zu gestalten.
Ihr Start-up profitiert somit von einer deutlichen Qualitätssteigerung.
Darüber hinaus sind digitale Systeme oft in der Lage, automatische Warnungen oder Hinweise zu geben, wenn bestimmte Richtlinien oder Regeln nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter erhöht.
- Von dieser Qualitätssteigerung profitieren nicht nur die Unternehmen, sondern auch deren Kunden, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
Ihre Dokumente sind sicher
Keine Sorge, Ihre Dokumente sind in sicheren Händen!
Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten den bestmöglichen Schutz für Dokumente und Daten. Sie verwenden in der Regel effektive Verschlüsselungstechniken und Zugriffskontrollmechanismen, um diesen Schutz zu gewährleisten.
Darüber hinaus ermöglicht ein solches System die Erstellung sicherer Sicherungskopien, die im Bedarfsfall oder bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Systemausfällen oder Cyberangriffen schnell und unkompliziert wiederhergestellt werden können.
Durch den Einsatz von digitalen Signaturen und elektronischen Dokumenten werden zudem Sicherheitsstandards gewahrt und Manipulationen an den Dokumenten verhindert.
Warum lohnt sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für Start-ups?
Ein DMS lohnt sich eigentlich für fast jedes mittelständische Unternehmen. Doch vor allem Start-ups und Kleinunternehmen können von einem DMS profitieren.
Die meisten Start-Ups gibt es tatsächlich in der IT. IT-Unternehmen machen fast ein Drittel (ca. 30 %) aller deutschen Start-ups aus.
#1 Faktor Sicherheit
IT-Startups sehen sich oft mit strengen Sicherheitsanforderungen und Compliance-Vorgaben konfrontiert.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle und Auditprotokolle, die dabei helfen können, diese Anforderungen zu erfüllen.
#2 Einfache Skalierbarkeit
Da Startups oft viele Mitarbeiter beschäftigen und schnell wachsen, benötigen sie Systeme, die skalierbar und ständig verfügbar sind.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist in der Regel einfach zu skalieren und oft rund um die Uhr verfügbar, was für IT-Unternehmen einen großen Vorteil darstellt.
#3 Große Datenmengen
IT-Startups erstellen und bearbeiten häufig eine Vielzahl von Dokumenten wie technische Spezifikationen, Testberichte, Projektdokumentationen und Kundensupport-Tickets.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dabei helfen, diese Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und abzurufen.
Generell ist es für Start-ups unerlässlich, auf Digitalisierung zu setzen, um langfristig bestehen zu können, denn der Schlüssel zum Erfolg liegt im intelligenten Umgang mit Informationen.
Nur wenn es Ihnen gelingt, einen schnellen Zugriff auf Daten zu gewährleisten, Geschäftsprozesse digital zu unterstützen und den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, werden Sie Ihr Startup erfolgreich weiterentwickeln können.
Fazit
Jetzt wissen Sie, was ein DMS ist und welche Vorteile es bietet.
Wie bereits erwähnt, kann sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für Startups lohnen, aber auch Unternehmen aus anderen Branchen können von einem DMS profitieren und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen.
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
