Von In den meisten Unternehmen fallen Tag für Tag unzählige Dokumente an. Diese bieten jedoch eine tolle Möglichkeit, von den Vorzügen der Digitalisierung in hohem Maße zu profitieren.
Eine besonders wichtige Rolle kommt dabei der digitalen Signatur zu. Welche verschiedenen Varianten des digitalen Unterzeichnens existieren und welche Vorteile sie konkret im Unternehmensalltag bieten, zeigt der folgende Beitrag.
Digital unterschreiben − Diese Varianten gibt es
Die Definition der drei verschiedenen Varianten der digitalen Signatur basiert auf der
europäische Verordnung über die elektronische Identifizierung und vertrauenswürdige Dienste für elektronische Transaktionen, kurz eIDAS. Alle diese verschiedenen Arten weisen für sich eine Rechtsgültigkeit auf. Sie eignen sich jedoch für spezifische Anwendungsbereiche.
Die einfache elektronische Signatur stellt so zum Beispiel die richtige Wahl für das Unterschreiben von Dienstleistungsverträgen, Kostenvoranschlägen oder Auftragsbestätigungen dar. Heute besteht sogar oft die Möglichkeit, bereits während des PDF bearbeiten online eine rechtsgültige Signatur einzufügen.
Für Dokumente wie Geschäftsführer-Beschlüsse, Personenversicherungen, Rentenversicherungsdokumente oder Arbeitsverträge ist die fortgeschrittene elektronische Unterschrift zu nutzen.
Daneben gibt es noch die QES, die qualifizierte elektronische Signatur. Verwendet wird diese unter anderem für notarielle Urkunden oder die Eröffnung von Bankkonten.
Die Beweiskraft der elektronischen Signatur
Wie sich die Beweiskraft der Signatur im konkreten Fall gestaltet, ist vor allem von der Identifizierungsqualität des Unterzeichners ausschlaggebend. Es muss ein sicherer Nachweis vorliegen, dass diesem das entsprechende Dokument wirklich persönlich vorgelegt wurde.
Eine Identitätsprüfung des Unterzeichners wird im Rahmen der einfachen elektronischen Signatur nicht vorgenommen. Wesentlich strengere Kriterien müssen dagegen bereits durch die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt werden. Ihre Beweiskraft fällt damit auch gleich höher aus. Die eIDAS-Verordnung sieht vor, dass diese digitale Signatur mit dem Unterzeichner eindeutig verbunden sein muss. Der Unterzeichner muss demnach sicher identifiziert werden können.
Unter den elektronischen Signaturen stellt die QES allerdings die einzige Unterschrift dar, die einen besonderen Rechtsstatus in den Staaten der EU genießt. Sie gilt zu der herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift als juristisch gleichwertig.
Die konkreten Vorgaben im Hinblick auf die Identitätsprüfung des Unterzeichners und die Aufbewahrung des Signaturschlüssels werden ebenfalls durch die eIDAS definiert. Als qualifiziert gilt ein digitales Signaturverfahren dann, wenn es eine QES nutzt, die von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde.
So profitieren Unternehmen von der digitalen Signatur profitieren
Die digitale Unterschrift in den Unternehmensalltag zu integrieren, führt vor allem zur Einsparung von zeitlichen Ressourcen. Beispielsweise ist es nicht mehr nötig, Dokumente auf dem Postweg zu versenden.
Das Unterschreiben der Dokumente kann nicht nur ganz einfach am Computer, sondern auch am Smartphone ausgeführt werden. Ein vorheriges Ausdrucken entfällt, wodurch natürlich auch große Mengen an Papier eingespart werden können. Besonders Unternehmen, die in Zukunft ein papierloses Büro anstreben, können auf die digitale Unterschrift kaum verzichten.
Darüber hinaus lassen sich vielfältige Verwaltungsprozesse durch die Nutzung der digitalen Signatur maßgeblich optimieren. Repetitive Aufgaben können nahezu vollständig automatisiert werden. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass sich die Kosten für die Dokumentenablage beziehungsweise die physische Archivierung einsparen lassen.
Für Unternehmen besteht außerdem die Pflicht, hinsichtlich der Langzeitarchivierung und des Datenschutzes bestimmte gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Die qualifizierte elektronische Unterschrift steht dabei in Einklang mit den Regelungen der DSGVO.
