Von Rechnungen spielen im Geschäftsalltag eine zentrale Rolle und sind für die Aufrechterhaltung eines effizienten Geschäftsbetriebs unerlässlich.
Erstaunlicherweise setzen vor allem kleine und mittlere Unternehmen immer noch häufig auf herkömmliche Papierrechnungen. Interessanterweise landen etwa 60 bis 70 Prozent des ungenutzten, reinweißen Papiers im Müll.
Hinzu kommt, dass wir täglich fast zwei Stunden nach wichtigen Papieren, Daten und Akten suchen. Das ist nicht nur eine enorme Zeitverschwendung, sondern auch eine vermeidbare finanzielle Belastung.
Eine mögliche Lösung für dieses Problem könnte die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung sein.
Was ist eine digitale Rechnungsverarbeitung?
Die Digitalisierung der Bearbeitung von Eingangsrechnungen stellt eine bedeutende Veränderung in der Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre Rechnungsvorgänge abwickeln.
Durch die Digitalisierung des Scan-, Erfassungs- und Verarbeitungsprozesses können wichtige Details wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch erfasst werden.
Die problemlose Integration in Buchhaltungssoftware wie Datev und andere Finanzmanagement-Tools sowie die automatische Verbuchung der Belege erleichtern den gesamten Prozess erheblich.
Rechnungen, die per Post oder E-Mail eingehen, können problemlos digital verarbeitet werden, wobei die Daten in verschiedenen Formaten zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen.
Durch die Möglichkeit der elektronischen Rechnungsfreigabe können Anwender ihre Rechnungen digital signieren. Beim Eingang neuer Dokumente in das System werden die Benutzer sofort per E-Mail benachrichtigt.
Hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit erfüllen die Systeme für den digitalen Rechnungseingang die strengen Anforderungen der GoBD und sind darüber hinaus mit dem renommierten IDW PS 880-Zertifikat des Instituts der Wirtschaftsprüfer ausgezeichnet.
Was sind die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung?
Nun wissen Sie, was man unter einer digitalen Rechnungsverarbeitung versteht, doch welche Vorteile hat die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung?
#1 Zeitersparnis
Durch den Einsatz automatisierter Systeme zur Verarbeitung digitaler Rechnungen können Unternehmen viel Zeit sparen.
Anstatt Papierrechnungen manuell zu sortieren, zu erfassen und zu archivieren, können sie einfach in ein digitales System eingegeben werden.
Die Informationen werden automatisch erfasst und in das Finanzsystem integriert. Dadurch entfällt der langwierige manuelle Prozess und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt.
=> Durch diese Digitalisierung sparen einige Mitarbeiter viel Zeit, die sie für andere anspruchsvolle Aufgaben nutzen können.
#2 Kostenersparnis
In Deutschland werden jährlich rund 29 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg verschickt, die Kosten für Druck, Papier und Porto belaufen sich auf rund 30 Milliarden Euro.
Durch die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung können Unternehmen ihre Ausgaben deutlich reduzieren.
Die Kosten für Druck, Versand und Aufbewahrung von Papierrechnungen entfallen. Zudem sinkt der Verbrauch von Büromaterialien wie Papier, Druckertinte und Briefumschlägen.
Auch der Personalbedarf kann reduziert werden, da weniger Arbeitskräfte für die manuelle Dateneingabe und Fehlerkorrektur benötigt werden.
=> Insgesamt führt dies zu einem kostengünstigeren und effizienteren Rechnungsbearbeitungsprozess.
#3 Die Umwelt wird geschont
Themen wie Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Ressourcenschonung stehen derzeit hoch im Kurs. Für viele Kunden ist es daher entscheidend, dass ein Unternehmen eine nachhaltige Ausrichtung verfolgt.
Die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows kann nicht nur dazu beitragen, die Umwelt zu schonen, sondern auch Kosten zu sparen. Dies wird durch die Minimierung des Verbrauchs von Papier, Ordnern und Druckertinte erreicht.
#4 Mitarbeiter begehen weniger Fehler
Die Automatisierung des digitalen Rechnungsprozesses sorgt für klar strukturierte Abläufe und senkt damit das Fehlerrisiko bei der Rechnungserstellung und -bearbeitung deutlich.
Zudem führt die Reduzierung fehleranfälliger manueller Arbeitsschritte wie Datenerfassung und Belegübergabe zu einer Verbesserung und Absicherung der Geschäftsprozesse.
#5 Die Prozesse im Unternehmen verbessern sich
Moderne Buchhaltungssysteme sind heute in der Lage, elektronische Rechnungen ohne manuellen Eingriff automatisch zu erfassen und zu verarbeiten.
Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) werden wichtige Informationen aus den Rechnungen extrahiert und direkt in das Buchhaltungssystem übernommen.
Gibt es vordefinierte Regeln für die Verarbeitung und Verbuchung bestimmter Rechnungstypen, können diese Rechnungen sogar automatisch verbucht und offene Posten beglichen werden.
Früher konnten Rechnungen, die per Post kamen und einer Mitarbeiterin zugeordnet waren, die krank oder im Urlaub war, liegen bleiben und wurden nicht bearbeitet.
Durch die elektronische Weiterleitung der Rechnungen per E-Mail können diese nun an die Vertretungen weitergeleitet und zeitnah bearbeitet werden.
Fazit zu digitale Rechnungsverarbeitung
Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren heute besonders von der Digitalisierung.
Unternehmen, die sich als Vorreiter der Digitalisierung verstehen, die Vorteile für ihr Unternehmen erkennen und nutzen und den Trend zur digitalen Transformation und zum effizienten Wirtschaften mitgestalten, werden die Gewinner der Zukunft sein.
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist dabei nur der Anfang …
Autor
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
